How To:Veranstaltungen organisieren

Wir haben euch eine kleine Check-Liste erstellt die ihr nutzen könnt, um eure eigene Veranstaltung besser zu organisieren, koordinieren & durchzuführen. Wenn ihr weitere Ideen oder Anmerkungen habt, schickt sie gerne an action@seebruecke.org!

Grundsätzlich:

• Thema konkretisieren: Warum genau dieses Thema? Was ist die Fragestellung?

• Ziele der Veranstaltung (kurz: VA) definieren: Informieren? Aufmerksamkeit generieren?

• Thema setzen? Lösungen diskutieren?

• Titel der VA: Sollte catchy und nicht zu lang sein

Konzept:

• Zielgruppe? Wen soll die Veranstaltung erreichen? zB.: Junge Menschen, politisiert, nicht politisiert, breites Spektrum oder spezifisch, ...

• Wo? Der Veranstaltungsort sollte zentral, nicht zu szenig sein (wenn ein breites Publikum die Zielgruppe ist).

• Format? Diskussion oder Input/Vorträge? Wenn beides: Wie soll das Verhältnis aussehen? Wie führen die Vorträge inhaltlich zu einer Diskussion? Was für Inputs möchtet ihr nutzen – Augenzeug*innenberichte, Expert*innen-Talks? Wo sind sie politisch einzuordnen?

• Redner*innen: Braucht es unterschiedliche Perspektiven mit gleicher Meinung oder mit verschiedenen Meinungen, um eine Diskussion zu ermöglichen? Anzahl (unsere Erfahrung bis jetzt: nicht mehr als 5)?

• Moderation: Je nach Ziel könnte eine Person aus der Bewegung oder doch eine prominente Person mit öffentlichem Standing sinnvoll sein

• Live oder online? Beides → Liveübertragung? Stream: Auf welcher Platform? Aufzeichnen? Wo soll er veröffentlicht werden?

• Andere Organisationen als Partnerin für die VA? Mit welchem Ziel – Reichweite, Finanzierung, Wissen zum Thema?

• Sprachen: Sprechen alle Redner*innen dieselbe Sprache? Wenn nein: Übersetzung organisieren

• Positionen ausarbeiten und absprechen: Die eigene inhaltliche Position gut besprechen und vorbereiten; bei Bedarf soll die Moderation die Positionen mit anderen Redner*innen im Voraus durchsprechen, um die Rollen für alle Beteiligten klar zu machen

• Ablauf: Time slots, Datum, Pausen, Reihenfolge, erstes und letztes Wort

Organisation:

1) How much? 

Bereitet eine Kostenaufstellung vor, die euch erlaubt, die Kosten im Voraus zu planen und nachzufragen, ob/wie viel über die Seebrücken-Bundeskasse erstattet werden soll. Kommuniziert das am besten frühzeitig, falls es um größere Summen (>500 Euro) geht, um eine möglichst schnelle Erstattung zu ermöglichen.

Ein Beispiel:

Erste*r Referent*in:

• Reisekosten: ca. 720,-

• Honorar: ca. 300,-

Zweite*r Referent*in:

• Honorar: 300,-

• Reisekosten: 200,-

• Übernachtung: 100,-

Übersetzung:

• Honorar: 300,-

Moderation:

• Honorar: 300,-

Reisekosten für die Panel-Teilnehmer*innen: ca. 1.000,-

Verpflegung vor Ort: Kaffee/Tee/Wasser: ca. 50,-
Raummiete: 300,-
Werbung: Flyer drucken vorab, 70,-
Foto und Videobegleitung: Wird von einer Partner-Organisation übernommen

Total: ca. 3.810 Euro
Kostenbeteiligung von der Partner-Organisation: 1000€.

2) Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit:

• “Save the date”: So früh wie möglich verschicken.

• Einladungen:

  • Über welche Email-Verteiler, wann?

  • Einladungstext

  • Liste von Adressat*innen ( Direkte Einladungen? Wer soll unbedingt dabei sein?)

• Flyer: Werden sie benötigt oder genügen online Bewerben? Wo auslegen, wie viele Exemplare?

• Social Media: Wann veröffentlichen, über welche Kanäle, Key messages?

• Übersetzung von Material in andere Sprachen

3) Aufgaben verteilen:

• Koordination mit Redner*innen/Referent*innen

  • Honorar: ja/nein, Höhe

  • Unterlagen für Kostenerstattung/Honorarabrechnung ausfüllen - An-/Abreise besprechen, ggf. Reisekosten klären

  • Inhalitliches individuell besprechen

• Koordination mit Moderation:

  • Seid ihr inhaltlich auf dem gleichen Stand?

  • Besprechung der Ziele und Fragen

  • Wie viel Freiraum soll es zum Improvisieren geben? Honorar: ja/nein, Höhe von Honorar

• Koordination Ausstattung: Technik + Raum (alle Kabel, Laptops, Bildschirme, Übersetzungsgeräte, Internetverbindung u.s.w.)

• Koordination Öffentlichkeitsarbeit:

  • Presse, Interviews, Social Media

  • Überregionales Team auf dem Laufenden halten, insbesondere die Social-Media AG, Aktion auf Website bewerben? Verwende unser Aktionsformular ode schickt die wichtigsten Daten an website@seebruecke.org.

• Presseeinladung

• Reminder oder extra Werbung notwendig?

• Koordination Verpflegung: Catering, Getränke?

• Koordination Material: Infotisch mit Material, Büchern, Zeitschriften o.ä.

• Livestream Team: Haben sie alles, was sie brauchen? Social Media Zugänge usw.?

Dann: Let’s Go!