How To:Veranstaltungen organisieren
Wir haben euch eine kleine Check-Liste erstellt die ihr nutzen könnt, um eure eigene Veranstaltung besser zu organisieren, koordinieren & durchzuführen. Wenn ihr weitere Ideen oder Anmerkungen habt, schickt sie gerne an action@seebruecke.org!
Grundsätzlich:
Thema konkretisieren: Warum genau dieses Thema? Was ist die Fragestellung?
Ziele der Veranstaltung (kurz: VA) definieren: Informieren? Aufmerksamkeit generieren?
Thema setzen? Lösungen diskutieren?
Titel der VA: Sollte catchy und nicht zu lang sein
Konzept:
Zielgruppe? Wen soll die Veranstaltung erreichen? zB.: Junge Menschen, politisiert, nicht politisiert, breites Spektrum oder spezifisch, ...
Wo? Der Veranstaltungsort sollte zentral, nicht zu szenig sein (wenn ein breites Publikum die Zielgruppe ist).
Format? Diskussion oder Input/Vorträge? Wenn beides: Wie soll das Verhältnis aussehen? Wie führen die Vorträge inhaltlich zu einer Diskussion? Was für Inputs möchtet ihr nutzen – Augenzeug*innenberichte, Expert*innen-Talks? Wo sind sie politisch einzuordnen?
Redner*innen: Braucht es unterschiedliche Perspektiven mit gleicher Meinung oder mit verschiedenen Meinungen, um eine Diskussion zu ermöglichen? Anzahl (unsere Erfahrung bis jetzt: nicht mehr als 5)?
Moderation: Je nach Ziel könnte eine Person aus der Bewegung oder doch eine prominente Person mit öffentlichem Standing sinnvoll sein
Live oder online? Beides → Liveübertragung? Stream: Auf welcher Platform? Aufzeichnen? Wo soll er veröffentlicht werden?
Andere Organisationen als Partnerin für die VA? Mit welchem Ziel – Reichweite, Finanzierung, Wissen zum Thema?
Sprachen: Sprechen alle Redner*innen dieselbe Sprache? Wenn nein: Übersetzung organisieren
Positionen ausarbeiten und absprechen: Die eigene inhaltliche Position gut besprechen und vorbereiten; bei Bedarf soll die Moderation die Positionen mit anderen Redner*innen im Voraus durchsprechen, um die Rollen für alle Beteiligten klar zu machen
Ablauf: Time slots, Datum, Pausen, Reihenfolge, erstes und letztes Wort
Organisation:
1) How much?
Bereitet eine Kostenaufstellung vor, die euch erlaubt, die Kosten im Voraus zu planen und nachzufragen, ob/wie viel über die Seebrücken-Bundeskasse erstattet werden soll. Kommuniziert das am besten frühzeitig, falls es um größere Summen (>500 Euro) geht, um eine möglichst schnelle Erstattung zu ermöglichen.
Ein Beispiel:
Erste*r Referent*in:
Reisekosten: ca. 720,-
Honorar: ca. 300,-
Zweite*r Referent*in:
Honorar: 300,-
Reisekosten: 200,-
Übernachtung: 100,-
Übersetzung:
Honorar: 300,-
Moderation:
Honorar: 300,-
Reisekosten für die Panel-Teilnehmer*innen: ca. 1.000,-
Verpflegung vor Ort: Kaffee/Tee/Wasser: ca. 50,-
Raummiete: 300,-
Werbung: Flyer drucken vorab, 70,-
Foto und Videobegleitung: Wird von einer Partner-Organisation übernommen
Total: ca. 3.810 Euro
Kostenbeteiligung von der Partner-Organisation: 1000€.
2) Kommunikation/Öffentlichkeitsarbeit:
“Save the date”: So früh wie möglich verschicken.
Einladungen:
Über welche Email-Verteiler, wann?
Einladungstext
Liste von Adressat*innen ( Direkte Einladungen? Wer soll unbedingt dabei sein?)
Flyer: Werden sie benötigt oder genügen online Bewerben? Wo auslegen, wie viele Exemplare?
Social Media: Wann veröffentlichen, über welche Kanäle, Key messages?
Übersetzung von Material in andere Sprachen
3) Aufgaben verteilen:
Koordination mit Redner*innen/Referent*innen
Honorar: ja/nein, Höhe
Unterlagen für Kostenerstattung/Honorarabrechnung ausfüllen - An-/Abreise besprechen, ggf. Reisekosten klären
Inhalitliches individuell besprechen
Koordination mit Moderation:
Seid ihr inhaltlich auf dem gleichen Stand?
Besprechung der Ziele und Fragen
Wie viel Freiraum soll es zum Improvisieren geben? Honorar: ja/nein, Höhe von Honorar
Koordination Ausstattung: Technik + Raum (alle Kabel, Laptops, Bildschirme, Übersetzungsgeräte, Internetverbindung u.s.w.)
Koordination Öffentlichkeitsarbeit:
Presse, Interviews, Social Media
Überregionales Team auf dem Laufenden halten, insbesondere die Social-Media AG, Aktion auf Website bewerben? Verwende unser Aktionsformular ode schickt die wichtigsten Daten an website@seebruecke.org.
Presseeinladung
Reminder oder extra Werbung notwendig?
Koordination Verpflegung: Catering, Getränke?
Koordination Material: Infotisch mit Material, Büchern, Zeitschriften o.ä.
Livestream Team: Haben sie alles, was sie brauchen? Social Media Zugänge usw.?
Dann: Let’s Go!
Material
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